LA DIRETTRICE

PREMESSO CHE

- l’Amministrazione comunale deve garantire la tutela del proprio patrimonio archivistico tra cui l’archivio delle pratiche edilizie, sottoposto al regime di tutela e vigilanza previsto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio di cui al d.lgs. n. 42/2004;

- l'Archivio delle pratiche edilizie del Comune di Bologna comprende tutti i documenti relativi all'attività edilizia che vanno dal 1900 all'anno corrente, per complessivi 42.105 faldoni corrispondenti a 5.625 metri lineari;

- negli anni l’incremento delle pratiche cartacee e l’indisponibilità di locali di proprietà comunale idonei a contenere un archivio così consistente hanno reso necessario acquisire un servizio esterno di custodia e gestione di tale archivio, comprendente altresì le attività di movimentazione delle pratiche in esso contenute;

VERIFICATO che l'Amministrazione per almeno i prossimi 4 anni non avrà ancora disponibile un immobile idoneo, con le necessarie caratteristiche strutturali, da destinare alla conservazione dell'archivio cartaceo delle pratiche edilizie del Comune e che tale termine potrebbe allungarsi non essendo ad oggi prevedibile con esattezza la conclusione della costruzione e successivamente del completo allestimento dell’immobile a finalità di archivio;

RILEVATO che
- occorre continuare ad acquisire all’esterno il servizio in oggetto e che, in relazione ai suddetti tempi (4 anni e un periodo di eventuale rinnovo di pari durata) e agli importi che si possono stimare per la tipologia di servizio da richiedere, anche in considerazione del fatto che l’archivio è sottoposto a regime di tutela e vigilanza di cui al d.lgs. n. 42/2004 e richiede quindi particolari caratteristiche strutturali, si rende necessario ricorrere ad una procedura di gara aperta sopra soglia di cui all’art. 71 del d.lgs. n. 36/2023;

- è intenzione di questa Amministrazione individuare un soggetto gestore del servizio di custodia, gestione ed eventuale movimentazione dell’archivio delle pratiche edilizie del Comune di Bologna, da eseguirsi con modalità descritte nel progetto di affidamento e nel capitolato speciale d'appalto allegati in parte integrante al presente atto;

DATO ATTO CHE

- la Responsabile Unica del Progetto è individuata nella Dott.ssa Monica Cesari, Capo del Dipartimento Urbanistica, Casa, Ambiente e Patrimonio e Direttrice a.i. del Settore Servizi per l’Edilizia Privata, come da determinazione P.G. n.584492/2023;

- il Direttore dell'Esecuzione del Contratto è individuato nel Dott. Corrado Sartena, Responsabile UI Scrivania, Sportelli e Archivio del Settore Servizi per l’Edilizia Privata;

- con Determinazione dirigenziale P.G. n. 198685/2024 esecutiva dal 26/03/2024 è stata impegnata la spesa complessiva per la procedura di gara sopra indicata, pari a euro 227.762,99 (oneri per la sicurezza da interferenze non soggetti a ribasso pari a zero, e inclusi oneri fiscali, incentivi alle funzioni tecniche di cui all’art. 45 del D.Lgs. n. 36/2023 e contributo ANAC a carico della stazione appaltante);

RITENUTO CHE

- il valore complessivo del servizio al netto IVA, a base di gara per tutto il periodo di 48 mesi è stimato in euro 184.072,00;

- sono stati inoltre previsti netti: euro 73.628,80 quale importo massimo del quinto d’obbligo di cui all’art. 120 comma 9 in caso di variazioni in aumento; euro 184.072,00 quale importo massimo dell'opzione di rinnovo per ulteriori quattro anni; euro 23.009 quale importo massimo per l’opzione di proroga di sei mesi ex art. 120 comma 10; infine si prevede di attivare l’opzione ex art. 120, comma 1 lett. a), in caso di aggiudicazione ad un operatore diverso da quello uscente, al fine di riconoscere il corrispettivo relativo al trasporto, all’inventariazione e alla messa a terra finale con composizione dei bancali, come indicato al paragrafo Corrispettivi una tantum per avvio appalto del Capitolato Speciale d’Appalto, per un importo pari ad € 34.000,00 netti. Complessivamente il valore globale stimato ai sensi dell'art. 14, comma 4, del D.lgs. 36/2023 è pari a euro 498.781,80 (al netto dell’IVA ma comprensive di ogni altro onere, imposta o contributo).

- la spesa di 250,00 per il contributo dovuto all'ANAC è contenuta nei limiti dell'impegno assunto con determinazione dirigenziale P.G. n. 198685/2024 esecutiva dal 26/03/2024;

- gli incentivi alle funzioni tecniche di cui all’art. 45 del D.Lgs. n. 36/2023, sono quantificati in euro 2.945,15;

- i servizi oggetto della presente determinazione trovano adeguata previsione Programma triennale degli acquisti di forniture e servizi 2024-2026, approvato quale parte integrante del Dup 2024-2026 con deliberazione consiliare del 19/12/2023, DCPRO/81/2023, Rep. DC/81/2023, Pg n. 843435/2023, “Custodia e gestione dell'archivio cartaceo delle pratiche edilizie del Comune di Bologna durata quadriennale” con Codice Unico Intervento S01232710374202300022 - Cod.Int. 0A10814-00;

- sulla base della struttura organizzativa dell'Ente, competente all'espletamento della procedura di gara è l'U.O. Gare forniture e servizi dell'Area Segreteria generale, partecipate e appalti;

VERIFICATO

che allo stato attuale non sono disponibili:
- convenzioni stipulate dall'Agenzia Regionale Intercent-ER per la tipologia di servizi di cui sopra;
- convenzioni stipulate dalla CONSIP ai sensi dell'articolo 26, comma 1, della Legge 23.12.1999, n. 488 e successive modifiche e integrazioni;

RAVVISATO

- in considerazione dell'importo e dell'oggetto dei servizi, di contrarre i medesimi mediante procedura aperta ai sensi dell’art. 71 del D.Lgs n. 36/2023, da realizzarsi tramite la piattaforma Intercent-er, selezionando le offerte sulla base del criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa individuata sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo, ai sensi dell’art. 108, co. 2 del D.Lgs. n. 36/2023;

- che, date le caratteristiche dei servizi oggetto dell'appalto, si ritiene opportuno gestire la gara in un lotto unico, trattandosi di un servizio che va gestito unitariamente (trattasi di un unico archivio) da un medesimo soggetto, che garantisca la piena integrazione tra le varie fasi delle prestazioni e che ne dovrà rispondere globalmente;

- che i costi della manodopera sono stimati in misura pari ad € 62.000,00, calcolati sulla base del fabbisogno presunto di ore necessarie allo svolgimento dei servizi richiesti e tenendo conto del costo orario per unità di lavoro delle imprese operanti nel medesimo settore merceologico di cui al presente appalto;

- che il requisito di capacità tecnica e professionale richiesto consiste nell'aver svolto un servizio analogo nel triennio precedente alla data di pubblicazione della procedura di gara così determinato: un servizio analogo a quello oggetto dell'appalto di durata di almeno 2 anni che preveda la gestione di un archivio di almeno 3.000 metri lineari. Tale requisito, qualificabile come servizio analogo c.d. di punta, si giustifica in relazione alla consistenza dell'archivio oggetto del presente appalto che richiede un'esperienza minima che non può derivare dalla sommatoria di più archivi di scarsa consistenza viste le competenze e capacità richieste per la gestione di un archivio di dimensioni significative. a durata di almeno 2 anni è giustificata dall'esigenza di avere un'esperienza di gestione di un archivio per un tempo medio/lungo, che necessita di continuità dei servizi e del personale, di stabilità aziendale;

- che è stabilita la seguente ripartizione dei punteggi tra l'aspetto qualitativo e l'aspetto economico: punti 85 per l'offerta tecnica e punti 15 per l'offerta economica;

- che nel Progetto di gara sono stabiliti i criteri di valutazione delle offerte tecniche, i relativi punteggi e la soglia di sbarramento;

- che nel Capitolato speciale sono state previste clausole sociali volte a garantire la stabilità occupazionale e le pari opportunità generazionali;

DATO ATTO CHE

- sulla base dello schema organizzativo del Comune di Bologna, la U.O. Gare forniture e servizi è competente all'espletamento della procedura di gara e occorre predisporre la documentazione propedeutica e necessaria per l'avvio della gara ai sensi dell'art. 41 comma 12 e dell'allegato I.7 del D. Lgs. n. 36/2023, ed in particolare:

a) Progetto di gara (contenente al suo interno la relazione tecnico - illustrativa del contesto in cui sono inseriti i servizi; il calcolo degli importi per l'acquisizione dei servizi, con indicazione degli oneri della sicurezza non soggetti a ribasso; il prospetto economico degli oneri complessivi necessari per l'acquisizione dei servizi; i criteri premiali da applicare alla valutazione delle offerte in sede di gara);

b) Capitolato speciale d'appalto descrittivo e prestazionale, con le specifiche tecniche minime richieste che le offerte devono comunque garantire, e comprensivo degli allegati: Tipologia pratiche e logica di archiviazione, Elenco Prezzi, Elenco prezzi unitari a corpo per spese impianto una tantum;
c) Allegato "dati personale contraente uscente per clausola sociale";

- tutti i documenti sopra richiamati sono allegati quale parte integrante della presente determinazione e costituiranno parte della documentazione di gara;

- si rende necessario approvare il documento di costituzione del gruppo di lavoro e assegnazione delle funzioni tecniche, ai sensi dell’art. 45 del D. Lgs n. 36/2023, posto in atti alla presente determinazione dirigenziale, a seguito di istruttoria e confronto che hanno condotto all’ individuazione dei componenti del gruppo di lavoro in accordo con le rispettive direzioni;

VISTI

- gli artt. 44 e 64 dello Statuto del Comune;
- il D. Lgs. 36/2023;
- gli artt. 107, 147 - bis comma 1, 192 del D.lgs n. 267 del 18/08/2000;
- il Regolamento per la disciplina del fondo incentivante le funzioni tecniche;

DETERMINA

1) di avviare, per le motivazioni esposte in premessa, la procedura di gara per l'affidamento del servizio di custodia, gestione e movimentazione dell’archivio delle pratiche edilizie del Comune di durata quadriennale tramite procedura aperta ex art. 71 del D.Lgs. 36/2023 da esperire sulla piattaforma Intercent-er, da aggiudicarsi con il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa individuata sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo, ai sensi dell’art. 108, co. 2 del D.Lgs. n. 36/2023, con valore globale stimato ai sensi dell'art. 14, comma 4, del D.lgs. 36/2023 pari a euro 498.781,80 dei quali euro 184.072,00 importo a base di gara (comprensivi di oneri per la sicurezza derivanti da interferenze non soggetti a ribasso valutati a zero e con costi della manodopera stimati in euro 62.000,00), euro 73.628,80 quale importo massimo del quinto d’obbligo di cui all’art. 120 comma 9, in caso di variazioni in aumento, euro 184.072,00 quale importo massimo dell'opzione di rinnovo per ulteriori quattro anni, euro 23.009,00 quale importo massimo per l’opzione di proroga di sei mesi, infine si prevede di attivare l’opzione ex art. 120, comma 1 lett. a), in caso di aggiudicazione ad un operatore diverso da quello uscente, al fine di riconoscere il corrispettivo relativo al trasporto, all’inventariazione e alla messa a terra finale con composizione dei bancali, come indicato al paragrafo Corrispettivi una tantum per avvio appalto del Capitolato Speciale d’Appalto, per un importo pari ad € 34.000,00 netti.

2) di dare atto che la spesa complessiva di Euro 224.567,84 (base di gara, oltre ad oneri fiscali e oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso pari a zero) per l'affidamento dei servizi è contenuta nei limiti degli impegni assunti con determinazione dirigenziale P.G. n.198685/2024, mentre le risorse necessarie alle opzioni previste per rinnovo, proroghe, quinto d’obbligo e servizi opzionali in caso di aggiudicazione ad operatore diverso da quello uscente, saranno impegnate solo nell'eventualità in cui questo venga disposto;

3) di dare atto che la spesa per il contributo dovuto all'ANAC per euro 250,00 e per gli incentivi alle funzioni tecniche per euro 2.945,15 è stata impegnata con la medesima determinazione dirigenziale P.G. n. 198685/2024;

4) di approvare, quale parte integrante e sostanziale della presente determinazione, i documenti di seguito elencati, redatti dal RUP ex art. 41 comma 12 e dell'allegato I.7 del D. Lgs. n. 36/2023, che contengono tutti gli elementi necessari alla U.O. Gare forniture e servizi dell'Area Segreteria generale, partecipate e appalti, per l'espletamento della procedura di gara per l'affidamento dei servizi in parola:

c) allegato "dati personale contraente uscente per clausola sociale";

5) di definire nell’ambito della discrezionalità del RUP, ex art 192, comma 1, lett. b) del D.lgs 267/00, che il relativo contratto sarà stipulato in forma di scrittura privata;

6) di approvare il documento di costituzione del gruppo di lavoro e assegnazione delle funzioni tecniche, ai sensi dell’art. 45 del D. Lgs n. 36/2023, posto in atti alla presente determinazione dirigenziale, a seguito di istruttoria e confronto che hanno condotto all’individuazione dei componenti del gruppo di lavoro in accordo con le rispettive direzioni;

7) di dare atto che la presente determinazione verrà inviata ai componenti del gruppo assegnatario delle funzioni di cui al precedente capoverso ed alle rispettive direzioni.