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Dettaglio provvedimento

Numero / Anno 300665  /   2018

Unità di riferimento Servizi per l'Edilizia

Data esecutività 13/07/2018

Oggetto INDICAZIONE DEL TERMINE PROCEDIMENTALE PER LE ISTANZE DI ACCESSO AGLI ATTI IN MATERIA DI EDILIZIA PRIVATA, CHE VERRANNO PRESENTATE FINO AL 31 DICEMBRE 2018 E RICADANO NELL'AMBITO DI APPLICAZIONE DEL PROTOCOLLO D'INTESA SOTTOSCRITTO TRA CONSIGLIO NOTARILE DELLA PROVINCIA DI BOLOGNA ED ORDINI PROFESSIONALI.

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IL DIRETTORE


Richiamato quanto dettagliatamente esplicitato nella determinazione dirigenziale PG 72098/2018 del 20.02.2018 a titolo "Indicazione del termine procedimentale per le istanze di accesso agli atti in materia di edilizia privata, che verranno presentate fino al 30 giugno 2018 e ricadano nell'ambito di applicazione del Protocollo d'Intesa sottoscritto tra Consiglio Notarile della Provincia di Bologna ed Ordini Professionali, nelle more dell'adozione di misure organizzative conseguenti al protocollo stesso.";

Rammentando nello specifico che:

- l’art. 19 comma 14 della legge 30 Luglio 2010 n. 122 prevede che tutti gli atti di trasferimento di proprietà degli immobili comprendano l’identificazione catastale e una "...dichiarazione resa in atti dagli intestatari, della conformità allo stato di fatto dei dati catastali e delle planimetrie, sulla base delle disposizioni vigenti in materia catastale. La predetta dichiarazione può essere sostituita da un’attestazione di conformità rilasciata da un tecnico abilitato alla presentazione degli atti di aggiornamento catastale. ...omissis”;

- l’Ordine dei Notai della Provincia di Bologna ha ritenuto di allargare la verifica della conformità anche agli aspetti urbanistico-edilizi richiedendo l’utilizzo di una relazione tecnica integrata, redatta da un professionista abilitato, nella quale risulti l’esatta descrizione degli immobili, la conformità catastale allo stato di fatto, e l’esame edilizio e urbanistico degli stessi;

- il Consiglio Notarile, l’Ordine degli ingegneri, l’Ordine degli Architetti e il Collegio dei Geometri dell’area bolognese hanno pertanto sottoscritto un protocollo di intesa per la ufficializzazione della Relazione di Conformità Urbanistica e Conformità Catastale nelle compravendite immobiliari;

- il Protocollo, sottoscritto a luglio, ha previsto l'applicazione della nuova Relazione per gli atti notarili a partire dal 1° settembre 2017;

Rilevato che l'applicazione del Protocollo ha comportato di conseguenza un incremento delle richieste di accesso atti e visione al Settore Servizi per l'Edilizia che gestisce le pratiche edilizie;

Dato atto che infatti che il Settore ha registrato, nel primo periodo di applicazione del protocollo d'intesa nel 2017, rispetto allo stesso periodo del 2016:

  • un incremento del 62% delle sole istanze di copia, con riferimento al bimestre settembre e ottobre;
  • un incremento pari al 90% del numero di istanze di copia e/o visione, con riferimento al quadrimestre settembre - dicembre.

Rilevato:

- che tale incremento delle richieste non era assolutamente prevedibile per il Settore, e ciò ha reso difficile garantire i termini previsti per la gestione delle istanze;

- che peraltro gli uffici del Settore sono contemporaneamente impegnati nel processo di digitalizzazione delle quasi 800 mila pratiche presenti nel proprio archivio, informatizzazione che nel medio periodo porterà innegabili benefici a privati e professionisti consentendo un più agevole accesso da remoto alle pratiche edilizie ma che al momento richiede un particolare sforzo organizzativo dovuto alla necessità di validare tutti i documenti resi digitali con la verifica del relativo documento analogico; l'imponente processo di digitalizzazione dell'archivio in corso, a regime, andrà a ridurre in modo sensibile i tempi di attesa;

- che il Settore, a fronte del considerevole aumento delle istanze ed al fine di poter fornire risposta alle stesse nel rispetto del termine di 30 giorni della durata del procedimento come normato dal Regolamento Comunale sul diritto d'accesso P.G.n. 232245/2017, garantendo nel contempo sia il proprio impegno nel processo di digitalizzazione di cui si è riferito sopra, che lo svolgimento di tutti gli altri servizi e compiti di sua spettanza in capo al settore Servizi per l'Edilizia e nel rispetto delle vigenti disposizioni sulla contabilità e del Codice dei contratti, ha apportato alcuni correttivi e adottato importanti misure organizzative, già a partire da inizio 2018, che si sostanziano in una riorganizzazione funzionale e logistica dell'Archivio Edilizia in un'ottica di "lean organization", l'impiego di operatori prelevati da altri Uffici a rinforzo della struttura, la ricerca di personale proveniente da altri Settori, la procedura digitalizzata di accesso agli atti comprensivi di alcuni automatismi informatici in riferimento alle pratiche già scansionate, il possibile convenzionamento con Collegi Professionali per l'impiego di praticanti, l'ausilio da parte dell'azienda aggiudicataria dell'appalto;

- che oltre alle misure organizzative sopra ricordate, l'aumento esponenziale del numero degli accessi agli atti in conseguenza della sottoscrizione del protocollo di intesa per la ufficializzazione della Relazione di Conformità Urbanistica e Conformità Catastale nelle compravendite immobiliari ha reso necessario adottare in via transitoria e fino al 30 giugno 2018 misure atte alla gestione del procedimento di accesso relativo alle pratiche interessate dal Protocollo, per le istanze in materia di edilizia privata di accesso atti e di visione e copia di cui agli artt. 22 e seguenti della L. 241/90 ed art. 5 comma 2 D.Lgs. 33/2013 che ricadono nell'ambito di applicazione del protocollo, il termine procedimentale di 60 giorni per tutte le istanze, cartacee e digitalizzate;


Rilevato che
  • dai monitoraggi delle attività effettuate dal Settore Servizi per l’Edilizia, stiamo assistendo ad picco mai registrato, consistente in un forte aumento delle istanze di accesso agli atti riguardanti le pratiche edilizie inoltrate all’Amministrazione comunale tramite lo Sportello Edilizia. L’incremento, già rilevato a partire dall’anno 2017, ha avuto un’ulteriore esplosione nel primo quadrimestre del 2018: a fronte di n. 7.731 istanze pervenute nel 2015 e n. 9.088 nel 2016, l’anno 2017 ha totalizzato infatti n. 13.187 istanze (chiudendosi con un + 45% sul 2016 e +71% sul 2015), mentre le n. 5.721 istanze rilevate al 30 aprile 2018 hanno fatto raggiungere nel primo quadrimestre dell’anno in corso una quantitativo di richieste quasi assimilabile all’intero anno 2015;
  • da una disamina statistica condotta in modo approfondito in riferimento al primo semestre dell'anno 2018, risultano essere state formalizzate ben 8.696 istanze di accesso agli atti, fra copie e visioni, di cui 4.354 con componente cartacea (pratiche edilizie cartacee accedute fisicamente) e 4.342 con componente digitale (pratiche native digitali o digitalizzate richieste), rispetto alle 13.187 registrate complessivamente nell'anno 2017; la proiezione a fine anno 2018 conduce ad un numero di richieste che sfiora le 18.000 istanze di accesso agli atti, con un incremento presunto quindi del 72 % rispetto al 2017;
  • l'incremento del numero delle pratiche richiesto per ogni istanza di accesso agli atti, si concretizza nella movimentazione (nel caso di pratiche cartacee) e nella messa disposizione in via telematica (nel caso di pratiche digitali) di oltre 36.000 pratiche nel solo primo semestre dell'anno 2018; chiari i conseguenti benefici per l'ambiente e per tutela del patrimonio documentale storico nel caso di accesso in modalità digitale.


Evidenziato in particolare che nel frattempo, per meglio governare una situazione di particolare complessità, il Settore Servizi per l’Edilizia ha già messo in campo diverse misure organizzative straordinarie per garantire l’efficienza del servizio, a risorse di personale invariate.

Tra gli interventi realizzati vi sono:
- alcune migliorie logistiche effettuate per agevolare la reperibilità del materiale ancora in formato cartaceo da parte degli operatori comunali,
- le turnazioni del personale ed il rinforzo di operatori impiegati ordinariamente in altre attività,
- il supporto nella trattazione delle pratiche digitali da parte dell'azienda che sta acquisendo i materiali con presenza e continuità di lavorazione anche nel mese di agosto,
- l'apertura straordinaria dell'agenda dei precedenti edilizi e la sospensione limitata nel tempo della piattaforma per la formalizzazione dell'accesso agli atti prevista per il mese di agosto 2018,
- la sottoscrizione di una convenzione siglata tra il Comune e il Collegio dei Geometri, per riconoscere come periodo di praticantato lo svolgimento delle mansioni di supporto al processo di accesso agli atti presso il Settore Edilizia,
- l'introduzione di sistemi di alert e dispositivi tecnologici per velocizzare e monitorare i processi e i tempi di evasione delle istanze di accesso agli atti di natura edilizia, in collaborazione con il Settore Agenda Digitale.

Sono state, in sintesi, messe in campo tutte le azioni possibili per contenere i disagi all'utenza, consapevoli della centralità ed importanza della verifica di conformità in sede di compravendita a tutela dei cittadini e si continuerà con questo impegno fino a che la progressiva digitalizzazione ridurrà sensibilmente i tempi di trattazione della pratica, anche grazie alla messa a disposizione della scansione agli utenti, direttamente dalla piattaforma di Scrivania del Professionista.


Considerato in particolare che:
  • i tempi di risposta alle istanze di accesso agli atti per quanto attiene alla componente cartacee (pratiche cartacee archiviate presso il custode esternalizzato o pratiche ancora da digitalizzare detenute temporaneamente dall'azienda incaricata a tal fine) permangono sui 60 giorni circa; allo stato attuale si evidenzia che il processo di digitalizzazione degli archivi edilizi, non solo è in linea con il cronoprogramma dichiarato nell'offerta tecnica, ma si prevede la completa digitalizzazione delle pratiche edilizie entro la fine dell'anno 2018; a livello statistico si registrano 38.000 faldoni digitalizzati rispetto ai 48.000 di Archivio Edilizia (pari al 79 % circa) e più di 665.000 pratiche digitalizzate sulle circa 800.000 totali (pari all'83 % circa);
  • i tempi di risposta alle istanze di accesso agli atti per la componente digitale (pratiche native digitali o digitalizzate) si assestano sui 15 giorni circa per le copie e 25 giorni circa per le visioni, quindi con rispetto dei termini procedimentali disciplinati dalla normativa vigente; questa tempistica non riguarda esclusivamente il primo periodo di digitalizzazione, in cui la componente digitale dell'istanza di accesso agli atti era solo una quota parte minima dell'intera domanda (ad es. 1 pratica digitale sulle 5 totali richieste), ma permane anche attualmente dove la componente digitale dell'istanza di accesso agli atti è percentualmente importante (ad es. 4 pratiche digitali sulle 5 richieste); questa contrazione dei tempi di lavorazione riferita alle istanze digitali è frutto e conseguenza della messa a disposizione delle pratiche in via immediata agli operatori archivistici e degli automatismi informatici implementati per veicolare l'accesso agli atti in modalità digitale per mezzo di pec contenenti specifici links al repository documentale comunale, dal quale procedere alla visualizzazione o al download della documentazione richiesta;

Rilevato peraltro che, a fronte di documentate esigenze di accesso non procrastinabile (quali termini per la produzione di documenti in giudizio), gli uffici procederanno comunque nel rispetto del termine di 30 giorni dalla presentazione della istanza documentata;

Vista la L. 241/1990;
Visto il Regolamento Comunale del Diritto d'Accesso;
Visto l'art. 44 dello Statuto Comunale e l'107 del D.Lgs 261/2000;
Visto l'atto di delega PG n. 105416/2017;


Dato atto che della presente determinazione è stata data preventiva informazione all'Assessore all'Urbanistica, Edilizia privata, Ambiente, Tutela e riqualificazione del Centro storico Arch. Valentina Orioli;

D'intesa con il Capo Dipartimento;
DETERMINA


- di indicare in via transitoria fino al 31 dicembre 2018, per le istanze in materia di edilizia privata di accesso atti e di visione e copia di cui agli artt. 22 e seguenti della L. 241/90 ed art. 5 comma 2 D.Lgs. 33/2013 che ricadono nell'ambito di applicazione del protocollo, il termine procedimentale di 60 giorni per le sole istanze cartacee;

- di indicare il termine procedimentale di 30 giorni per le istanze in materia di edilizia privata di accesso atti e di visione e copia, relativamente a pratiche native digitali o già digitalizzate, rientrando così negli ordinari termini procedimentali previsti dalla normativa vigente;

- di dare atto che a fronte di documentate esigenze di accesso non procrastinabile (quali termini per la produzione di documenti in giudizio), gli uffici procederanno comunque nel rispetto del termine di 30 giorni dalla presentazione della istanza documentata;

- che del presente provvedimento venga data ampia comunicazione sul sito web del Settore ed agli ordini professionali.





F.to  
Il Direttore del Settore
Monica Cesari